Odpowiedzialność materialna personelu magazynowego

Przez odpowiedzialność materialną pracowników magazynowych rozumiemy określony wymiar konsekwencji materialnych ponoszonych przez pracowników magazynu z tytułu powstałych niedoborów w powierzonych jego opiece zapasów. 

Prawidłowe rozliczanie stanu zapasów i skuteczność egzekwowania równowartości ewentualnych mank i ubytków magazynowych są uzasadnione od stosowania właściwych zasad odpowiedzialności materialnej oraz właściwego doboru personelu magazynowego.

1. Podstawowe przepisy prawne regulujące odpowiedzialność materialną pracowników magazynowych

            Zasady odpowiedzialności materialnej pracowników magazynowych za powierzone mienie określają:

·      kodeks pracy (uchwalony ustawą z 26 czerwca 1974 r. i ustawą z 2 lutego 1996r.),

·      rozporządzenie wykonawcze Rady Ministrów z 4 października 1974r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz. U. nr 40, poz. 236),

·      rozporządzenie Rady Ministrów z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (Dz. U. nr 35, poz. 191),

·      rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. mieniające rozporządzenie w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej za szkodę w powierzonym mieniu (Dz. U. nr 60, poz. 276)

            Zgodnie z postanowieniami kodeksu pracy (art. 124, paragraf 1 i 2 ), pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się , odpowiada  za szkodę powstałą w tym mieniu w pełnej wysokości. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności za szkody w powierzonym mieniu, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od niego (k. p. art. 124 paragraf 3). Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających należyte zabezpieczenie powierzonego mienia i zorganizowanie pracy w magazynie.  W takim przypadku ciężar dowodu winy spoczywa nie na pracodawcy lecz na magazynierze. Może mieć miejsce np. taka sytuacja, że magazyn znajduje się w kilku różnych pomieszczeniach, a dostawy są na tyle duże i częste, że odpowiedzialny magazynier nie zawsze ma możliwość osobistego przyjmowania i wydawanie zapasów. Za powstałe niedobory odpowiedzialność magazyniera jest w takiej sytuacji ograniczona ale tylko w przypadku, gdy wcześniej zwraca on uwagę pracodawcy na te nieprawidłowości. Jeżeli pracodawca, pomimo zgłaszanych uwag magazyniera, co do niewłaściwych warunków pracy, nakłada na niego zadanie przerastające jego możliwości i nie sprawdza staniu realizacji tych zadań, faktycznie przyczynia się do powstania niedoboru.

            Odpowiedzialności za niedobory magazynier nie ponosi także w sytuacji, gdy przyczyną ich powstania było samowolne pobieranie materiałów magazynowych na placu składowym przez innych pracowników przedsiębiorstwa. W takich przypadkach, w celu uwolnienia się od odpowiedzialności, magazynier powinien powiadomić pracodawcę o ogólnej dostępności nie zabezpieczonych zapasów. Jeżeli pracodawca nie uczynił niczego w celu ich zabezpieczenia - magazynier odpowiada tylko za szkody przez siebie zawinione. Pracodawca może żądać od magazyniera wyrównania szkody w momencie stwierdzenia dużego natężenia winy i rażąco nieprawidłowego postępowania pracownika (np. nadużywanie alkoholu podczas pracy powodujące osłabienie jego uwagi).

2. Wymagania wobec osób materialnie odpowiedzialnych

            Poza przepisami prawnymi należy także zwracać uwagę aby magazynierzy, którzy ponoszą odpowiedzialność majątkową za powierzone mienie posiadali odpowiednie wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i moralne oraz określony staż pracy. Osoby powoływane na stanowisko magazyniera nie powinni mieć nałogów (pijaństwo, hazard) oraz nie powinni być sądownie karani za kradzieże, oszustwa i inne przestępstwa gospodarcze.

            Świadome przyjęcie przez pracodawcę na stanowisko magazyniera osoby nie mającej odpowiednich kwalifikacji nakłada dodatkowy obowiązek przyuczania tej osoby do wykonywania powierzonych zadań, udzielenia instruktażu i przeprowadzenia bieżących kontroli, mających jednocześnie formę szkolenia. W przypadku zaniedbania tych czynności przez pracodawcę - w razie powstania niedoborów - stopień odpowiedzialności karnej magazyniera będzie zmniejszony.

            W sytuacji odwrotnej - gdy mamy do czynienia z pracownikiem wykwalifikowanym - ewentualny brak nadzoru nad czynnościami tego pracownika nie może być uznany na okoliczność pomniejszającą jego winę.

            Innym przypadkiem zwalniającym magazyniera od odpowiedzialności jest niezachowanie formalności przy przekazywaniu mienia pracownikom materialnie odpowiedzialnym. Wówczas odpowiedzialność za niedobór powstały w mieniu odpowiada osoba, dokonała wadliwego przekazania. Uwolnienie od odpowiedzialności może nastąpić tylko wtedy, gdy osoba ta udowodni, komu i kiedy przekazała mienie oznaczone co do ilości i wartości.

            W ramach odpowiedzialności majątkowej możemy wyodrębnić odpowiedzialność majątkową jednostkową i wspólną.

3. Odpowiedzialność jednostkowa

            Z odpowiedzialnością materialną jednostkową mamy do czynienia, gdy obowiązek naprawienia szkody w powierzonym mieniu spoczywa na jednej osobie, najczęściej pełniącej funkcję kierownika magazynu.

Jednostkowa odpowiedzialność powinna występować w magazynach charakteryzujących się następującymi cechami:

·      obsada magazynu jest jedno lub kilkuosobowa, a jego lokalizacja umożliwia kierowników magazynu bezpośredni nadzór i kontrolę wszystkich czynności wykonywanych przez zatrudniony personel,

·      magazyn jest czynny podczas jednej zmiany,

·      ilość składowanych zapasów jest niewielka, co pozwala na stosunkowo szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji w przypadku choroby lub dłuższej nieobecności magazyniera materialnie odpowiedzialnego.

            Powyższym cechom odpowiada niewiele magazynów, co uniemożliwia szersze stosowanie tego typu odpowiedzialności w praktyce. Poza tym jej występowanie komplikuje organizację pracy w magazynie (np. niemożliwe jest zastępstwo w wypadku któtkotrwałej nieobecności odpowiedzialnego magazyniera) oraz uniemożliwia kontrolowanie wykonywania obowiązków przez magazyniera.

            W celu uniknięcia nieprawidłowości i ewentualnych nieporozumień w okresie rozliczania inwentaryzacji w magazynie decyzje w sprawie przyjęcia jednostkowej odpowiedzialności należy podejmować z niezwykłą ostrożnością przy uwzględnieniu warunków pracy magazynu i ewentualnych skutków przyjęcia tych zasad odpowiedzialności.

            W razie nieprzewidzianej nieobecności magazyniera (np. z powodu choroby) jego czynności powinni wykonywać członkowie trzyosobowej komisji, powołanej przez pracodawcę. Przed przystąpieniem do wykonywania tych czynności komisja sporządza protokół przyjęcia magazynu, a po powrocie magazynier a- protokół przekazania magazynu. W protokole powinny być wymienione wszystkie dokumenty obrotu magazynowego dotyczące przyjęcia i wydania materiałów w okresie nieobecności magazyniera. W takim przypadku przejęcie magazynu przez magazyniera może nastąpić bez przeprowadzania spisu z natury.