Organizacja prac inwentaryzacyjnych i etapy inwentaryzacji

1. Przygotowanie towaru do inwentaryzacji

Czynność ta jest wykonywana już na dwa dni przed rozpoczęciem procesu liczenia. Cały towar znajdujący się na miejscach zerowych (przeznaczony do zbiórki towaru) musi być sprawdzony czy jest na właściwym miejscu, oraz ułożony równymi warstwami, w celu ułatwienia późniejszego zliczenia. Wszystkie pełne palety ulokowane na regałach muszą być sprawdzone czy towar znajdujący się na nich jest zgodny przyklejoną etykietą. Pracownicy muszą zadbać również o to aby naklejka na każdej palecie była dobrze widoczna.

2. Podział na komisje inwentaryzacyjne

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji przeprowadzane jest zebranie. Podczas tego spotkania wyczytywane są składy komisji w skład której wchodzi przewodniczący, dwie osoby odpowiedzialne za liczenie, magazynier z uprawnieniami na wózki widłowe, oraz 2-3 osoby przeznaczone do pomocy. Na zebraniu wszyscy są zapoznawani z planem przebiegu inwentaryzacji oraz sposobem spisywania stanów na odpowiedni arkusz. Każda komisja wyposażona jest w kalkulatory, długopisy, odpowiednie arkusze, oraz sprzęt magazynowy (wózki wysokiego składu, pałeciaki, wózki jezdniowe).


3. Podział obowiązków i zakres materiałowy poszczególnych komisji

Każda komisja dostaje dokładny wykaz indeksów jakie się znajdują w przydzielonych im regałach. Na magazynie znajduje się 18 regałów. Jest 8 komisji, każda z nich przydzielona jest do 3 regałów.
Przewodniczący komisji jest odpowiedzialny za notowanie przeliczonego materiału, przez osoby do tego przeznaczone.

4. Pierwsze liczenie

Liczenie zaczyna się od zanotowania ilości towaru znajdującego się na samym dole w miejscach zerowych. Na każdy regał przeznaczony jest osobny arkusz.

Tabela 1. Formularz inwentaryzacyjny 

Liczenie.		Przewodniczący komisji:
REGAŁ
	Indeks:	miejsce/ilość	pełne palety ilość:	razem:
1	KLT-PA-KU-#14
2	KLT-PA-KU-350
3	GAP-PB-230-900
4	KAP-RG-SR-#10
5	AKT-EL-BI-031
6	UST-KO—031		*-3 sy .L
7	PLT-IN-40-060-SZ
8	ppj_P(_B1-075
9	DAT-DE-CZ-031
10	UST-KO—031
		ILOŚĆ:
	INDEKSY
			PODPISY CZŁONKÓW KOMISJI:

Źródło: Własne opracowanie na podstawie oryginału

Po zliczeniu takiego towaru przechodzi się do pełnych palet. Często jest tak że towar znajdujący się na górze w danym regale lokalizację zerową posiada w całkowicie innym miejscu. W takim wypadku potrzebne jest zanotowanie indeksu oraz ilości w dolnej części formularza. Wszystkie dane podawane są w ilości pojedynczych wyrobów. Nie ma znaczenia ilość palet jak i opakowań zbiorczych. Dla przykładu można podać ilość magazynowanych silikonów: opakowanie zbiorcze-12 sztuk, ilość opakowań na pełnej palecie-120, ilość towaru na palecie- 1440 i właśnie ta ilość brana jest pod uwagę podczas zliczania.

5. Drugie liczenie

Po złożeniu przez komisję arkuszu inwentaryzacyjnego ze wszystkich przydzielonych regałów zostają przydzielone nowe regały, policzone już przez inną grupę. Drugie liczenie odbywa się w identyczny sposób jak pierwsze. Przyjęte jest, że dwie grupy sprawdzają po sobie na przemian i tak samo z kolejnymi. Na koniec tego procesu wszystkie raporty są zbierane i następuje przerwa dla grup.

6. Weryfikacja stanu i wprowadzenie danych do komputera

Dane z pierwszego liczenia wprowadzane są do systemu podczas drugiego liczenia, które wpisywane jest podczas przerwy przez informatyków. Po tych czynnościach zostaje sporządzona lista różnic inwentaryzacyjnych pomiędzy dwoma liczeniami. Są utworzone specjalne listy z indeksami towaru, oraz z nazwami regałów, służące do ponownego przeprowadzenia dodatkowego liczenia mającego na celu ustalenie prawidłowej liczby towaru. W tym momencie możemy porównać i wydrukować stan fizyczny magazynowanego asortymentu ze stanem systemowym. Przyjmowany jest pewien margines błędu. Towar którego ilość wychodzi poza granicę dozwolonego błędu wydrukowany jest na kolejnych arkuszach.

7. Liczenie kontrolne

To ostatni etap mający na celu zliczenie indeksów których stan faktyczny odbiega w dużym stopniu od tego jaki podaje nam system. Liczenie danego asortymentu odbywa się przez komisję na całym magazynie.

Inwentaryzacja

Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

Inwentaryzacja roczna przeprowadzana jest zawsze pod koniec grudnia danego roku. Zakres czasowy to dwa dni, z możliwością przedłużenia o kolejny dzień

Inwentaryzacje kontrolne przeprowadzane są mniej więcej co 2 miesiące i nie dotyczą wszystkich indeksów. Wykonywane są one zawsze w dni wolne od pracy czyli w sobotę bądź niedziele.

Metody i zakres Inwentaryzacji

Metoda i sposób przeprowadzania inwentaryzacji ustalana jest przez dyrektora logistyki.
Do jej przeprowadzenia nie są angażowane zewnętrzne firmy, jest ona przeprowadzana wyłącznie przez pracowników firmy Selena S.A.

Rodzaje i formy inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja roczna 

Jest to całkowite przeliczenie i weryfikacja stanów magazynowych całego asortymentu. Na dwa dni przed tą czynnością wstrzymany jest całkowicie obrót towarem na magazynie. Nie ma odbiorów ani wysyłek do klientów. Za przebieg inwentaryzacji odpowiedzialny jest, bezpośrednio dyrektor logistyki. To on planuje przebieg inwentaryzacji, oraz decyduje o jej formie i przebiegu. Wynik inwentaryzacji musi zostać zaakceptowany i podpisany przez dyrekcje. Wszystkie znaczące różnice muszą być wcześniej wytłumaczone przed zarządem. 

Do rocznej inwentaryzacji angażowani są wszyscy magazynierzy, pracownicy poszczególnych działów, oraz dyrektor logistyki. Inwentaryzacja kontrolna pozwala w szybki sposób zweryfikować stan interesujących nas towarów. Przeprowadza się ją przede wszystkim w celu rozpatrzenia większych reklamacji ilościowych, bądź jakościowych. Kiedy klient zgłasza, że otrzymał za mało towaru, lub inny asortyment, niż zamawiał (dotyczy większej ilości zamawianych rzeczy) można ocenić i porównać stan faktyczny z systemowym, w celu uznania reklamacji. Do takiego rodzaju inwentaryzacji nie są potrzebne tak duże nakłady czasowe i personalne jak do rocznej.

Podział wyrobów ze względu na ich warunki fizyczne i chemiczne pod kątem warunków przechowywania

Towar pod tym względem podzielony jest na dwie duże grupy:

1.    Wyroby nie stwarzające zagrożenia dla człowieka i środowiska, czyli nie wykazujące żadnych niebezpiecznych właściwości fizycznych i chemicznych. Do tej grupy zaliczamy przede wszystkim wszystkie pistolety do pian, wyciskacze do silikonów, oraz cały osprzęt do płytek ceramicznych (kliny i krzyżyki). Wszystkie wyroby z tworzyw sztucznych, oraz folie budowlane także nie stwarzają potencjalnego zagrożenia. Produkty te nie wymagają specjalnych warunków magazynowania.

2.    Wyroby niebezpieczne stwarzające zagrożenie, Do tej grupy zaliczamy większość przechowywanego asortymentu, czyli piany, kleje, masy bitumiczne, grunty. Każdy z tych produktów posiada kartę techniczną na której wyszczególnione są dokładnie warunki przechowywania, oraz instrukcje postępowania z danym towarem. Większość z tych wyrobów to produkty toksyczne, łatwopalne i drażniące. Szczególną ostrożność należy zachować podczas uszkodzenia towaru z tej grupy.

Obydwie grupy są przechowywane według wszystkich norm i przepisów. Sposób ich składowania musi gwarantować bezpieczeństwo na magazynie. Każdy niebezpieczny produkt musi być odpowiednio oznakowany. Pomieszczenia do przechowywania takiego asortymentu są do tego odpowiednio przystosowane:

-     odpowiednia wentylacja,

-     gaśnice rozmieszczone według przepisów,

-     czujniki dymu,

-     system przeciwpożarowy (instalacja do zraszania),

- odpowiednia ilość wyjść umożliwiających sprawne przeprowadzenie ewakuacji.

Istota, cel i podstawa inwentaryzacji

Inwentaryzacja w magazynie 

Podstawowym celem inwentaryzacji jest sprawdzenie wyniku finansowego, oraz stanu wszystkich magazynowanych wyrobów. Ilość indeksów towarów na magazynie jest bardzo duża i wynosi prawie tysiąc. 

Główne zadania:

• sprawdzenie zgodności każdej pełnej palety towaru z lokalizacją, kontrola ilościowa pełnych palet (sprawdzenie, czy nie brakuje pojedynczych sztuk towaru na paletach uznanych za pełne) -
• ustalenie liczby pełnych palet na regałach, czynność ta przeprowadzana jest przez magazynierów trzema wózkami z zamontowanymi specjalnymi koszami, do których mogą wejść nawet trzy osoby
• zliczenie całego magazynowanego asortymentu przez komisje, czynność ta jest wykonywana dwukrotnie (każdy regał przeliczany jest przez dwie niezależne komisje)
• porównanie wyników liczenia, oraz weryfikacja otrzymanych danych, a w przypadku znacznych różnic ponowne przeliczenie towaru przez kolejną komisję sporządzenie dokumentacji na zakończenie inwentaryzacji, ujęcie całego stanu magazynu, oraz ukazanie wszystkich różnic inwentaryzacyjnych.[1]

---

[1] Nowoczesny Magazyn, red. Wydawnictwo Forum, Poznań 2005 s. 72-73
[2] Z. Dudziński, M. Kizyn, Poradnik..., s. 330