Organizacja prac inwentaryzacyjnych i etapy inwentaryzacji

1. Przygotowanie towaru do inwentaryzacji

Czynność ta jest wykonywana już na dwa dni przed rozpoczęciem procesu liczenia. Cały towar znajdujący się na miejscach zerowych (przeznaczony do zbiórki towaru) musi być sprawdzony czy jest na właściwym miejscu, oraz ułożony równymi warstwami, w celu ułatwienia późniejszego zliczenia. Wszystkie pełne palety ulokowane na regałach muszą być sprawdzone czy towar znajdujący się na nich jest zgodny przyklejoną etykietą. Pracownicy muszą zadbać również o to aby naklejka na każdej palecie była dobrze widoczna.

2. Podział na komisje inwentaryzacyjne

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji przeprowadzane jest zebranie. Podczas tego spotkania wyczytywane są składy komisji w skład której wchodzi przewodniczący, dwie osoby odpowiedzialne za liczenie, magazynier z uprawnieniami na wózki widłowe, oraz 2-3 osoby przeznaczone do pomocy. Na zebraniu wszyscy są zapoznawani z planem przebiegu inwentaryzacji oraz sposobem spisywania stanów na odpowiedni arkusz. Każda komisja wyposażona jest w kalkulatory, długopisy, odpowiednie arkusze, oraz sprzęt magazynowy (wózki wysokiego składu, pałeciaki, wózki jezdniowe).


3. Podział obowiązków i zakres materiałowy poszczególnych komisji

Każda komisja dostaje dokładny wykaz indeksów jakie się znajdują w przydzielonych im regałach. Na magazynie znajduje się 18 regałów. Jest 8 komisji, każda z nich przydzielona jest do 3 regałów.
Przewodniczący komisji jest odpowiedzialny za notowanie przeliczonego materiału, przez osoby do tego przeznaczone.

4. Pierwsze liczenie

Liczenie zaczyna się od zanotowania ilości towaru znajdującego się na samym dole w miejscach zerowych. Na każdy regał przeznaczony jest osobny arkusz.

Tabela 1. Formularz inwentaryzacyjny 

Liczenie.		Przewodniczący komisji:
REGAŁ
	Indeks:	miejsce/ilość	pełne palety ilość:	razem:
1	KLT-PA-KU-#14
2	KLT-PA-KU-350
3	GAP-PB-230-900
4	KAP-RG-SR-#10
5	AKT-EL-BI-031
6	UST-KO—031		*-3 sy .L
7	PLT-IN-40-060-SZ
8	ppj_P(_B1-075
9	DAT-DE-CZ-031
10	UST-KO—031
		ILOŚĆ:
	INDEKSY
			PODPISY CZŁONKÓW KOMISJI:

Źródło: Własne opracowanie na podstawie oryginału

Po zliczeniu takiego towaru przechodzi się do pełnych palet. Często jest tak że towar znajdujący się na górze w danym regale lokalizację zerową posiada w całkowicie innym miejscu. W takim wypadku potrzebne jest zanotowanie indeksu oraz ilości w dolnej części formularza. Wszystkie dane podawane są w ilości pojedynczych wyrobów. Nie ma znaczenia ilość palet jak i opakowań zbiorczych. Dla przykładu można podać ilość magazynowanych silikonów: opakowanie zbiorcze-12 sztuk, ilość opakowań na pełnej palecie-120, ilość towaru na palecie- 1440 i właśnie ta ilość brana jest pod uwagę podczas zliczania.

5. Drugie liczenie

Po złożeniu przez komisję arkuszu inwentaryzacyjnego ze wszystkich przydzielonych regałów zostają przydzielone nowe regały, policzone już przez inną grupę. Drugie liczenie odbywa się w identyczny sposób jak pierwsze. Przyjęte jest, że dwie grupy sprawdzają po sobie na przemian i tak samo z kolejnymi. Na koniec tego procesu wszystkie raporty są zbierane i następuje przerwa dla grup.

6. Weryfikacja stanu i wprowadzenie danych do komputera

Dane z pierwszego liczenia wprowadzane są do systemu podczas drugiego liczenia, które wpisywane jest podczas przerwy przez informatyków. Po tych czynnościach zostaje sporządzona lista różnic inwentaryzacyjnych pomiędzy dwoma liczeniami. Są utworzone specjalne listy z indeksami towaru, oraz z nazwami regałów, służące do ponownego przeprowadzenia dodatkowego liczenia mającego na celu ustalenie prawidłowej liczby towaru. W tym momencie możemy porównać i wydrukować stan fizyczny magazynowanego asortymentu ze stanem systemowym. Przyjmowany jest pewien margines błędu. Towar którego ilość wychodzi poza granicę dozwolonego błędu wydrukowany jest na kolejnych arkuszach.

7. Liczenie kontrolne

To ostatni etap mający na celu zliczenie indeksów których stan faktyczny odbiega w dużym stopniu od tego jaki podaje nam system. Liczenie danego asortymentu odbywa się przez komisję na całym magazynie.