Dokumentowanie przyjęcia i wydania oraz obieg dowodów

Dokumentowanie przyjęcia wyrobów i materiałów oraz depozytów do magazynu

Po ściągnięciu towaru na magazyn pracownik dokonuje kontroli ilościowej i jakościowej. Następnie musi zweryfikować ilość towaru i nanieść takie dane na arkusz dostaw. Wszystko wykonywane jest ręcznie. Magazynier przed dostawą otrzymuje z biura odpowiednią specyfikację. Najbardziej interesujące nas dane to:

-     nazwa firmy, z której przywieziony jest towar

-     wykaz towaru jaki jest zamówiony

-     numer zamówienia

W puste miejsce z ilością towaru przez pracownika wpisywana jest faktyczna ilość dostarczonych wyrobów. Mogą zdarzyć się błędy w sprawdzaniu, lub w towarze, dlatego dopiero po weryfikacji tej ilości przez osoby w biurze posiadające wszystkie dane dotyczące danej dostawy kierowca może być odprawiony, a towar lokowany. W przypadku jakichś nieprawidłowości przeprowadzane jest kontrolne sprawdzanie, bądź dostawa wyjaśniana jest telefonicznie z fabrykami.

Dodatkowo każda dostawa jest ewidencjonowana w specjalnym zeszycie. Dane które zostają tam zanotowane to:

-    nazwa firmy z której został zamówiony towar,

-     numer specyfikacji,

-     numery samochodu dostawcy,

-     ilość ściągniętych palet,

-     nazwisko kierowcy, oraz magazyniera dokonującego odbioru

Wszystkie te informacje są wpisywane i archiwizowane przez kierowników zmiany na komputerze.

W procesie przyjmowania towaru występuje jeszcze szereg różnych dokumentów typu WZ, bądź przepustka dla kierowcy. Wszystkie takie papiery muszą być w odpowiedni sposób wypełnione, podpisane oraz podstemplowane. Część z nich zabiera kierowca, a część wędruje razem ze specyfikacją do biura i jest przez okres od 3 miesięcy do pół roku archiwizowana, a następnie niszczona.

Dokumentowanie wydania wyrobów i materiałów z magazynu

Podstawowym dokumentem na podstawie którego towar wydawany jest na zewnątrz magazynu do klienta jest zlecenie. Zawarte są na nim wszystkie niezbędne dane potrzebne do realizacji zamówienia. Każde zlecenie drukowane jest w trzech identycznych egzemplarzach. Magazynier- picker po otrzymaniu takiego dokumentu i po zrealizowaniu pozostawia wszystkie trzy spięte razem egzemplarze na palecie z towarem. Osoba sprawdzająca po wykonaniu swoich czynności pozostawia jedną kartkę zamówienia na palecie, a dwie pozostałe zanosi do biura do Działu Realizacji Zamówień (DRZ). Pierwsza strona zawsze jest archiwizowana, a kolejna wraca na magazyn wraz z listem przewozowym i dokumentami dla klienta. Po rozniesieniu listów na odpowiednie palety obydwie kopie zamówienia nie są już potrzebne i trafiają do śmieci. Zwracana jest duża uwaga odnośnie zgodności ofert z towarem. W przeszłości zdarzały się bardzo poważne pomyłki. Do klientów jechał całkowicie inny towar. Spowodowane było to złym oklejeniem palety, bądź podczas foliowania palet osoba za to odpowiedzialna za to po prostu pomyliła oferty i taka została przyklejona do innego zamówienia. W dniu dzisiejszym firma Selena zatrudnia na okres sezonu kilku pracowników do foliowania i zabezpieczania zamówień, którzy nie mieli wcześniej styczności z takim asortymentem i dla tego osoba roznosząca listy przewozowe musi również wzrokowo ocenić, czy dany towar jest prawidłowy.

Ilustracja 7. Zlecenie

Źródło: Dokument firmowy

Najważniejsze pozycje to:

- Nazwa towaru, wraz z lokalizacją na magazynie- dzięki tej informacji magazynier wie jaki towar ma załadować na paletę i gdzie się on znajduje.

- Ilość towaru- artykuły wydawane są w całych kartonach zbiorczych, tylko kilka indeksów może być wydanych na sztuki, na zleceniu mamy dwie rubryki z ilością. Pierwsza to ilość jednostkowa, a druga to ilość kartonów.

- Nazwa firmy i numer zamówienia- przydają się przede wszystkim w sytuacji, gdy trzeba połączyć dwa lub więcej zamówień dla danego klienta, ponieważ istnieje możliwość odebrania kilku zleceń od jednej osoby w ciągu dnia i wtedy, jeżeli jest to możliwe takie zlecenia są łączone i realizowane razem.

- Miejsce na pieczątki- każdy magazynier po realizacji zamówienia musi podbić się swoją pieczątką we właściwym miejscu. Następnie osoba sprawdzająca musi uczynić to samo. W dziale realizacji zamówień prowadzone są statystyki wydajności pracy, przekazywane codziennie kierownikowi. Na ich podstawie naliczana jest premia.

- Ilość opakowań- osoba zatrudniona do kontroli jest odpowiedzialna za poprawne wypełnienie tej rubryki. Na podstawie jego notatek drukowane są naklejki na palety, bądź kartony i zostaje naniesiona informacja o tych ilościach na list przewozowy. Kontroler ma także za zadanie zaznaczenie na ofercie ilości palet EURO.

- Kierunek- numer kierunkowy jest zamieszczany w prawym górnym rogu oferty. Jest to numeracja firmy Schenker (zajmującej się dostawą przesyłek do klienta). Na magazynie znajdują się oznaczone kierunkami miejsca do składowania zamówień pełnopaletowych i zamówień pączkowych. Picker musi umieścić paletę z towarem w odpowiednim miejscu. Ułatwia to bardzo kompletację palet zbiorczych, jak i również załadunek aut.

Drugim dokumentem na podstawie którego może zostać dokonane wydanie towaru z magazynu jest Rozchód Wewnętrzny (RW). W taki sposób wychodzą przede wszystkim towary promocyjne, lub darowizny dla klienta. Zasada realizacji takiego zamówienia jest bardzo podobna do sporządzania standardowej oferty, jednak jest na nim o wiele mniej informacji. Magazynier składający zamówienie oraz osoba kontrolująca także muszą podbić się swoją pieczątką. Oczywiście musi znaleźć się informacja o ilości paczek, bądź palet. RW drukowane jest w trzech egzemplarzach.
Ilustracja 8. Dokument RW

Źródło: Dokument firmowy

Dokumenty wydawane razem ze zleceniem to list przewozowy faktura oraz dokument wydania WZ.

1. List przewozowy

Przeznaczony jest dla kierowców firmy Schenker. Niewypełnione blankiety dostarczane są przez tą właśnie firmę, a drukowany jest on w Dziale Realizacji Zamówień, Składa się on z czterech takich samych stron: oryginał, kopia I, kopia II i wtórnik. Ten ostatni jest zatrzymywany przez firmę Selena, a pozostałe trzy zabiera kierowca.

Najważniejsze rubryki na tym dokumencie to:

- Nadawca- adres numery telefonu, nip oraz nazwa firmy

- Odbiorca- Wszystkie dane osoby składającej zamówienie niezbędne do dostarczenia przesyłki- adres, telefon, numer odbiorcy

- Instrukcja dostarczenia- numery zamówień, oraz przedział czasowy dostawy

- Nazwa, opakowanie i parametry- w przypadku przewozu dla Seleny nazwa towaru to chemia budowlana, oraz informacje o ilości palet, opakowań, oraz wadze przewożonego towaru.

- Ważną rubryką są także uwagi. Często zamieszczone są tam informacje dotyczące rodzaju samochodu jaki ma przyjechać do klienta ( z windą, mały itd.)

Po załadunku auta każdy list przewozowy musi zostać podpisany przez kierowcę i po spisaniu wszystkich danych (imię i nazwisko kierowcy, numery samochodu, ilość załadowanych palet) wtórniki wędrują do biura i są przez pewien okres czasu archiwizowane.

2. Faktura

Umieszczana jest w zaadresowanej kopercie do klienta i dostarczana przez kierowcę do adresata. Znajdujemy na niej wykaz wszystkich zakupionych przez klienta artykułów, wszystkie dane dotyczące sprzedawcy i odbiorcy, oraz wyszczególnione informacje związane z kosztami zamówionego towaru.

3. Dokument wydania WZ

Jest to dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu do danego odbiorcy. Znajdujemy na nim wszystkie informacje dotyczące ilości zamawianych produktów, oraz o tym kto jest obciążony kosztami transportu.