Za organizację dostaw
odpowiedzialny jest kierownik magazynu oraz pracownik zatrudniony w dziale
logistyki. W zależności od miesiąca, a co za tym idzie ilości zamówień w danym
okresie ustalane są godziny w których odbywają się przyjęcia dostaw na magazyn.
Planowanie dostaw odbywa się w dziale logistyki. Jest tworzona lista dostaw, na
której widnieją rozpisane wszystkie planowane na dany dzień dostawy. Towar przywożony
jest przez przewoźników wielu firm transportowych.
Charakterystyka
listy dostaw:
-
Nazwa dostawcy- dzięki tej informacji magazynier
dowiaduje się o rodzaju towaru jaki zostanie przyjęty na stan, aktualnie Selena
S.A. otrzymuje towar od kilkunastu producentów.
-
Numer specyfikacji- znajduje się dzięki niemu
odpowiednią specyfikację dostawy, na której znajdują się szczegółowe informacje
dotyczące towaru.
-
Ilość palet- jest to liczba nośników na której
znajduje się towar w danej dostawie.
-
Dane kierowcy- imię, nazwisko oraz numery
samochodu przewoźnika, często jest również umieszczany numer telefonu do
kierowcy, co bardzo ułatwia zaplanowanie pracy w późnych godzinach, powinien on
znajdować się przy każdej dostawie, lecz niestety nie jest kładziony duży nacisk
na tą pozycję.
Pracownik
działu logistyki ma za zadanie monitorowanie stanów zapasów i jest
odpowiedzialny za ciągłość dostępności wszystkich produktów. Większość
asortymentu produkowana jest w fabrykach oddalonych od magazynu o kilkadziesiąt
kilometrów, ale problem zaczyna się gdy trzeba monitorować produkty importowane
z Chin, czy z Brazylii. Czas takiej dostawy, jako że odbywa się ona za pomocą
kontenerowców wynosi kilka miesięcy i trzeba uwzględnić i przewidzieć popyt na
ten asortyment, którego na szczęście nie ma dużo. Na stanie jest raptem kilka
takich indeksów.
Planując
dostawy bierze się również pod uwagę częstość wydawania towaru. Statystyki
takie prowadzone są na bieżąco w systemie komputerowym i są bardzo przydatne w
planowaniu zapasów. Wszystkie fabryki mają własne magazyny na których
przechowywane są odpowiednie ilości produktów. Pracownicy zajmujący się
planowaniem i zakupami mają do dyspozycji w każdej chwili pewien zapas danego
asortymentu.
Problem dotyczący braków
towaru na magazynie zaczyna się zawsze w miesiącach sezonowych. Ze względu na
nieprawidłowości w stanie systemowym pracownik odpowiedzialny za organizowanie
dostaw nie posiada wiarygodnych informacji. Dochodzi wtedy do sytuacji, że
magazynier na liście pobrań ma napisane aby wydać daną ilość danego produktu, którego w rzeczywistości nie ma.
Czasami są analogiczne sytuacje, mianowicie, że stan fizyczny znacznie
jest większy od stanu systemowego. Sytuacje takie spowodowane są zaniedbaniami
związanymi z obrotem towaru.
Czynniki
mające wpływ na niezgodności związane ze stanem magazynowym:
-
Podczas
uszkodzenia jakiegokolwiek towaru powinien on zostać spisany (indeks i ilość), oraz
powinna zostać przekazana taka informacja do odpowiedniego działu w celu
aktualizacji informacji. Większość osób odkłada taki towar do utylizacji nie
wykonując żadnych notatek. Mimo iż jeszcze nie było przypadku pociągnięcia
pracownika do jakiejkolwiek odpowiedzialności większość pracowników nie
przywiązuje do takich incydentów dużej wagi. Wszystkie uszkodzone towary na
magazynie są spisywane na straty i całkowity koszt ponosi firma.
-
Zbyt dużo osób ma dostęp i możliwość ingerowania
w system komputerowy edytujący stany zapasów magazynowych. Bywa, że korekty w
stanach zostają dokonywane przez dwie osoby równocześnie, często niestety takie
błędy wychodzą dopiero na inwentaryzacji. Zamieszanie spowodowane przez ten
problem dotyczy również przydzielaniu lokalizacji towaru na magazynie, oraz
wszystkimi przeprowadzanymi ruchami.
-
Zwroty towarów odbywają się praktycznie codziennie.
Nie ma przydzielonej osoby pracującej na magazynie, która zajmowała by się
takimi sprawami. Odpowiedzialne za to są pracownicy zatrudnieni w dziale
reklamacji. Są oni obecni przy przyjęciu takich przesyłek. Spisują dany towar
(często błędnie) i przyjmują na stan. Niektóre produkty poreklamacyjne, bądź
zwroty nie nadają się do ponownej wysyłki i z reguły odkładane są na regał z
rzeczami przeznaczonymi do utylizacji. Często zdarza się, że niektóre zwroty
leżą przez dłuższy czas na takim regale i widnieją w systemie jako zdolne do
wysyłki, uniemożliwiając tym samym oczywiści rzeczywiste oszacowanie dostępnych
zapasów.
-
Nie poprawne liczenie dostaw jest notorycznym
błędem mającym w późniejszym terminie bardzo duże konsekwencje związane ze
stanami magazynowanymi. Złe policzenie dostawy ma szczególnie miejsce przy
nowym asortymencie, w szczególności w opakowaniach zawierających dużą ilość
małego produktu. Producenci przede wszystkim taśm budowlanych przysyłają
czasami towar w opakowania zbiorczych zawierających różne ilości towaru.
Pracownik magazynu przyjmuje często z automatu standardową ilość z czego
wychodzą bardzo duże rozbieżności stanu fizycznego z właściwym. Firmy
produkujące takie towary nie informują w żaden sposób magazynierów o takich
zmianach. W tym punkcie należy również wymienić błędy popełnione przez osoby
odpowiedzialne za stan estetyczny całego asortymentu, jego przejrzystość oraz
czytelność. Istnieją dwa indeksy takiego samego towaru (taśma klejąca), które
różnią się jedynie kolorem. W opakowaniu zbiorczym znajduje się 36 pojedynczych
taśm zgrzanych w 6-sztukowe kole. Na jednym indeksie gdy mamy wydać całe
opakowanie mamy zaznaczone ł szt, a na drugim 6 szt. Na zleceniu wygląda to w
sposób następujący:
sztuk opakowań
TBP- 50-25~BR 36 1
IBP-
50-25-XX 36 6
W
tym wypadku mamy wydać po jednym kartonie, jednak system w jednym przypadku za
opakowanie rozróżnia jeden karton zawierający 36 pojedynczych taśm (6
zgrzewek), a w drugim jedną zgrzewkę (zawierającą 6 pojedynczych taśm).
Powoduje to bardzo duże zamieszanie i przez cały okres istnienia tych indeksów
nikt jeszcze ujednolicił tego w systemie.
-
Towar przeterminowany, lub z kończącym się
terminem, nie nadający się już do wysyłki często przechowywany jest na
odpowiednim miejscu, ale cały czas aż do momentu podjęcia decyzji o utylizacji
ilość takiego towaru widnieje na stanie i często blokuje wysyłkę. Utylizacja
przeprowadzana jest średnio raz na pół roku i dopiero po takim czasie
aktualizowany jest system.
Czas
dostawy często koliduje z innymi czynnościami zachodzącymi na magazynie. Bardzo
często pracownicy zajmujący się zbiórką towaru dla klienta muszą przerwać swoją
pracę i zająć się odbiorem dostawy. Ma to swoje konsekwencje w czasie
realizacji zamówień w danym dniu. Ilość magazynierów pracujących w firmie
Selena S.A. została zredukowana do minimum potrzebnych, aby realizować dzienne
zamówienia. Brak jakiegokolwiek pickera ma późniejsze odbicie w jakości i
ilości składanych zleceń. Często bywa tak, że kierowca przyjeżdża w takich
godzinach, że kierownik magazynu podejmuje decyzję o nie przyjęciu dostawy.
Samochód taki blokowany jest z dalszej pracy i musi czekać kilka godzin na
parkingu. Przyczyną takiego obrotu sprawy jest przede wszystkim techniczna
niemożliwość przyjęcia towaru, jako że plac na który ściągana jest dostawa jest
również placem kompletacyjnym, przeznaczonym do składowania zrealizowanych
zamówień.
Teoretycznie każda dostawa
awizowana jest na konkretną godzinę, bądź pewien czasowy przedział. Często
jednak bywa, że kierowcy z nie swojej, lub nie swojej winy nie trzymają się
terminu i przyjeżdżają wtedy kiedy im pasuje. Powinien być kładziony większy
nacisk na takie terminy, a przewoźnik powinien ponosić konsekwencje
nieodpowiedzialnego zachowywania się kierowców, być może narzucane kary spowodowałyby
bardziej profesjonalne podejście do tej kwestii.
