Dokumentacja dotycząca inwentaryzacji

1. Indeksy dla poszczególnych komisji

Spis wszystkich indeksów musi być przedstawiony w sposób jasny i czytelny. Dodatkowo naniesiona jest również krótka informacja na temat danego produktu np:

T 2. Przykładowe indeksy Kod towaru Nazwa towaru Miejsce w mag. AKB—BL030-VX AKRYL BEST BIAŁY 300 ml K001 AKF-Bi—030 AKRYL PRO FIX BIAŁY 300 ml K002 Źródło: Własne opracowanie

Pracownik przeprowadzający inwentaryzację musi mieć możliwość porównania i sprawdzenia towaru z indeksem i nazwą.

2.      Zestawienie liczonych indeksów przez dwie komisje

T 3. Zestawienie inwentaryzacyjne INDEKS TOWAR NAZWA TOWARU l LICZENIE II LICZENIE LOKACJA RÓŻNICA BiH-UE—900 HELIOS LEPIK NA ZIMNO 9 KG 201 157 E019 44 BiH-GR—900 HELIOS ASFALTOWA MASA GRUNTUJĄCA 9 KG 72 116 £020 44 BIH-GR—#18 HEnO'S"A'SFALTCiWA'MA'SA------------------------ GRUNTUJĄCA 18 KG 33 33 £021 0 BIH-ŁE—#18 HELIOS LEPK NA ZIMNO 18 KG 110 111 £022 1 BiT-DS-GR-300 TYTAN PR, DISPROBIT GRUNT KONCENTRAT 3KG 211 213 £023 2 BfT-DS-GR-500 TYTAN PR. DISPROBIT GRUNT KONCENTRAT 5KG 116 114 EQ24 -2 8IH-DA—#18 HELIOS MASA ASFAL DO RENOWACJI DACHÓW 18 KG 66 66 E025 0 8łB-DA—900 HELIOS MASA ASFAL DO RENOWACJI DACHÓW 9 KG 85 89 £026 4 BIT-AB-KL-500 TYT.PROF. AB1ZOL KL DM LEPK DO PAPY 5KG 181 181 £027 0 BIH-DS—#10 HELIOS DISPROBIT DYSP MASA ASFALT. KAUCZ 10 KG 188 188 £031 0 Brr-AB~G~100 TYT.PR, ABI2DL G MASA SZPACH, BITUM 1KG 537 537 E032 0 bit-ab-g-soo TYT.PROF. A8IZOL G MASA SZPACH, BITUSKG 142 142 E033 0 8rr-AB-ST-#18 TYTAN PR. ABIZOL ST LEPIK DO STYR. 18KG 536 420 E034 -116

Jest to dokument, który ukazuje wyniki liczenia każdego indeksu przez obydwie komisje. Automatycznie obliczona jest różnica w liczeniach. Wykaz ten nie ukazuje systemowego stanu danego asortymentu, a jedynie wyniki pracy dwóch grup. Jeżeli różnica wynosi 0, to liczenie uznawane jest za poprawne. W wypadku rozbieżności dany towar musi zostać przeliczony dokładnie jeszcze raz w celu zweryfikowania poprawnego wyniku. Kiedy wszystkie wyniki się zgadzają, tzn. bilans produktów wychodzi na "0” można przejść do następnego etapu inwentaryzacji.

3.    Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych

Jest to ostateczny wydruk ukazujący stan rzeczywisty z systemowym, oraz zaistniałe różnice między tymi wielkościami. Każdy dostępny indeks na magazynie znajduje się na tym dokumencie. Ukazany jest koszt jednostkowy danego produktu i kwota kosztu wynikająca z różnic inwentaryzacyjnych.

Na każdej stronie tego wykazu muszą widnieć podpisy przewodniczących komisji, oraz kierowników magazynu. Następnie cały plik z zestawieniem liczonego towaru przekazywany jest do zarządu w celu przyjęcia i zatwierdzenia inwentaryzacji.

T 4. Zestawienie różnic i kosztów po przeprowadzonej inwentaryzacji

Selena S.A. Wiersze arkusza magazynowego - Zliczanie
Arkusz: 135486 Data             Kod towaru		Nazwa' towaru               Miejsce w mag.	Dostępne zapasy	Zliczony	Ilość szt	Koszt własny	Kwota kosztu.
2010-05-08	AKF-BI—030	AKRYL PRO FIK BIAŁY K002	2 353.000	2 352X00	2.000	2.21	4.42
2010-05-08	AKH—8I-030	AKRYL HELIOS BIAŁY K003	2 743X00	2 735X00	-12.000	2.14	-25.53
2010-05-08	AKP-Bi—028	AKRYL SUPER PLUS £ 8041	7 233.000	7 224X00	-12,000	2X5	-24.29
2G1O-05-C8	AKT—31-031	AKRYL TYTAN BIAŁY B001-2	33 837X00	34 044X00	157X00	2.12	332X4
2010-05-06	AKT-EL-8I-G31	EURO-LINET AKRYL B021	16 872X00	16 908X00	36.000	2X9	75.24
2010-05-08	AKT-GK-8J-C31	AKRYL TYTAN DO Pn 8011	S 023X00	9 024X00	1000	2.44	2.44
2010-05-08	AKT-GK-BI-G31	AKRYL TYTAN DO PO BG11	1X00		-1.000	2.44	-2.44
2010-05-08	AKT-SZP-BI-031	TYTAN PR0F.AKRYL 8 M014	13 473X00	13 500X00	24.000	3.26	76.24
2G10-05-0B	BIH-DA—900	HELIOS MASA ASFAU E026	65X00	89X00	4.000	22.14	66.56
2010-05-08	BIH-LE—#18	HELIOS LEPIK NA ZM E022	110X00	111X00	1000	34X2	34X2
2010-05-08	BIT-AB-KL-wIS	TYT. PR. ABIZOL KL D E041	750X00	751.000	LG0C	34X2	34X2
2010-05-08	BIT-AB-KL-ODO	TYT.PROF. ABIZOL KU E043	516X00	517X00	1.000	19.31	19.31
2010-05-08	BIT-AB-P—t?1S	TYTAN PR, ABIZOL P f E036	466X00	487X00	1.000	43,38	43,38
2010-05-08	BIT-A8-R-#18	TYTAN PROF. ABIZOL E042	1 037.000	1 033X00	1.000	47.18	47.16
2010-05-08	BIT-AB-R-900	TYTAN PROF. ABIZOL E040	526.000	527X00	1.000	23,76	23.76
2010-05-03	BIT-Al—100	TYTAN PR. ALUBJT PC EO03	797X00	793X00	1.000	9.16	. 9,18
2010-05-03	err-AL—500	TYTAN PR. ALUBIT PC £004	97X00	.93X00	-4.000	43,30	-173,20
2010-05-03	BJT-DA—#13	TYTAN PROF. DACHO) E037	23S.DG0	239X00	1.000	43X8	43.38
2010-05-08	BIT-DA—000	TYTAN PR. DACHOLEt E039	234X00	232X00	-2X00	22.14	-44.28
2010-05-08	RIT-DS—#10	TYT.PR, DISPROBJTP E045	1 096X00	1 099X00	3X00	13.30	4140
2010-05-03	BIT-DS—#20	TYT.PR, DISPROBITD E044	2 609X00	2 807X00	-2.000	26.10	-51X5
2010-05-08	BIT-DS-GR-300	TYTAN PR. DISPROBn E023	211.000	213.000	2,003	12.09	24.18
2010-05-08	BIT-DS-GR-500	TYTAN PR. BIS PRÓB!" E024	116X00	114X00	-2.000	19.20	-36.40

Na dokumencie widnieją następujące pozycje:

-     data przeprowadzanej inwentaryzacji,

-     kod towaru, czyli indeks magazynowanego asortymentu,

-     nazwa towaru,

-     miejsce w magazynie, czyli numer lokacji zerowej danego produktu,

-     dostępne zapasy (stan systemowy produktu)

-     zliczony (wynik liczenia przez komisje), czyli stan fizyczny,

-    ilość (różnica pomiędzy dwoma wcześniejszymi wielkościami)

-   koszt własny (koszt pojedynczego asortymentu)

- kwota kosztu, czyli koszt jednostkowy pomnożony przez ilość (różnicę w liczeniu)