Organizacja dostaw i wpływ na terminowość wysyłek

Za organizację dostaw odpowiedzialny jest kierownik magazynu oraz pracownik zatrudniony w dziale logistyki. W zależności od miesiąca, a co za tym idzie ilości zamówień w danym okresie ustalane są godziny w których odbywają się przyjęcia dostaw na magazyn. Planowanie dostaw odbywa się w dziale logistyki. Jest tworzona lista dostaw, na której widnieją rozpisane wszystkie planowane na dany dzień dostawy. Towar przywożony jest przez przewoźników wielu firm transportowych.

Charakterystyka listy dostaw:

-     Nazwa dostawcy- dzięki tej informacji magazynier dowiaduje się o rodzaju towaru jaki zostanie przyjęty na stan, aktualnie Selena S.A. otrzymuje towar od kilkunastu producentów.

-     Numer specyfikacji- znajduje się dzięki niemu odpowiednią specyfikację dostawy, na której znajdują się szczegółowe informacje dotyczące towaru.

-     Ilość palet- jest to liczba nośników na której znajduje się towar w danej dostawie.

-      Dane kierowcy- imię, nazwisko oraz numery samochodu przewoźnika, często jest również umieszczany numer telefonu do kierowcy, co bardzo ułatwia zaplanowanie pracy w późnych godzinach, powinien on znajdować się przy każdej dostawie, lecz niestety nie jest kładziony duży nacisk na tą pozycję.

Pracownik działu logistyki ma za zadanie monitorowanie stanów zapasów i jest odpowiedzialny za ciągłość dostępności wszystkich produktów. Większość asortymentu produkowana jest w fabrykach oddalonych od magazynu o kilkadziesiąt kilometrów, ale problem zaczyna się gdy trzeba monitorować produkty importowane z Chin, czy z Brazylii. Czas takiej dostawy, jako że odbywa się ona za pomocą kontenerowców wynosi kilka miesięcy i trzeba uwzględnić i przewidzieć popyt na ten asortyment, którego na szczęście nie ma dużo. Na stanie jest raptem kilka takich indeksów.

Planując dostawy bierze się również pod uwagę częstość wydawania towaru. Statystyki takie prowadzone są na bieżąco w systemie komputerowym i są bardzo przydatne w planowaniu zapasów. Wszystkie fabryki mają własne magazyny na których przechowywane są odpowiednie ilości produktów. Pracownicy zajmujący się planowaniem i zakupami mają do dyspozycji w każdej chwili pewien zapas danego asortymentu.

Problem dotyczący braków towaru na magazynie zaczyna się zawsze w miesiącach sezonowych. Ze względu na nieprawidłowości w stanie systemowym pracownik odpowiedzialny za organizowanie dostaw nie posiada wiarygodnych informacji. Dochodzi wtedy do sytuacji, że magazynier na liście pobrań ma napisane aby wydać daną ilość danego produktu, którego w rzeczywistości nie ma. Czasami są analogiczne sytuacje, mianowicie, że stan fizyczny znacznie jest większy od stanu systemowego. Sytuacje takie spowodowane są zaniedbaniami związanymi z obrotem towaru.

Czynniki mające wpływ na niezgodności związane ze stanem magazynowym:

-      Podczas uszkodzenia jakiegokolwiek towaru powinien on zostać spisany (indeks i ilość), oraz powinna zostać przekazana taka informacja do odpowiedniego działu w celu aktualizacji informacji. Większość osób odkłada taki towar do utylizacji nie wykonując żadnych notatek. Mimo iż jeszcze nie było przypadku pociągnięcia pracownika do jakiejkolwiek odpowiedzialności większość pracowników nie przywiązuje do takich incydentów dużej wagi. Wszystkie uszkodzone towary na magazynie są spisywane na straty i całkowity koszt ponosi firma.

-     Zbyt dużo osób ma dostęp i możliwość ingerowania w system komputerowy edytujący stany zapasów magazynowych. Bywa, że korekty w stanach zostają dokonywane przez dwie osoby równocześnie, często niestety takie błędy wychodzą dopiero na inwentaryzacji. Zamieszanie spowodowane przez ten problem dotyczy również przydzielaniu lokalizacji towaru na magazynie, oraz wszystkimi przeprowadzanymi ruchami.

-     Zwroty towarów odbywają się praktycznie codziennie. Nie ma przydzielonej osoby pracującej na magazynie, która zajmowała by się takimi sprawami. Odpowiedzialne za to są pracownicy zatrudnieni w dziale reklamacji. Są oni obecni przy przyjęciu takich przesyłek. Spisują dany towar (często błędnie) i przyjmują na stan. Niektóre produkty poreklamacyjne, bądź zwroty nie nadają się do ponownej wysyłki i z reguły odkładane są na regał z rzeczami przeznaczonymi do utylizacji. Często zdarza się, że niektóre zwroty leżą przez dłuższy czas na takim regale i widnieją w systemie jako zdolne do wysyłki, uniemożliwiając tym samym oczywiści rzeczywiste oszacowanie dostępnych zapasów.

-     Nie poprawne liczenie dostaw jest notorycznym błędem mającym w późniejszym terminie bardzo duże konsekwencje związane ze stanami magazynowanymi. Złe policzenie dostawy ma szczególnie miejsce przy nowym asortymencie, w szczególności w opakowaniach zawierających dużą ilość małego produktu. Producenci przede wszystkim taśm budowlanych przysyłają czasami towar w opakowania zbiorczych zawierających różne ilości towaru. Pracownik magazynu przyjmuje często z automatu standardową ilość z czego wychodzą bardzo duże rozbieżności stanu fizycznego z właściwym. Firmy produkujące takie towary nie informują w żaden sposób magazynierów o takich zmianach. W tym punkcie należy również wymienić błędy popełnione przez osoby odpowiedzialne za stan estetyczny całego asortymentu, jego przejrzystość oraz czytelność. Istnieją dwa indeksy takiego samego towaru (taśma klejąca), które różnią się jedynie kolorem. W opakowaniu zbiorczym znajduje się 36 pojedynczych taśm zgrzanych w 6-sztukowe kole. Na jednym indeksie gdy mamy wydać całe opakowanie mamy zaznaczone ł szt, a na drugim 6 szt. Na zleceniu wygląda to w sposób następujący:

sztuk                          opakowań

TBP- 50-25~BR                                36                                1

IBP- 50-25-XX                                 36                                6

W tym wypadku mamy wydać po jednym kartonie, jednak system w jednym przypadku za opakowanie rozróżnia jeden karton zawierający 36 pojedynczych taśm (6 zgrzewek), a w drugim jedną zgrzewkę (zawierającą 6 pojedynczych taśm). Powoduje to bardzo duże zamieszanie i przez cały okres istnienia tych indeksów nikt jeszcze ujednolicił tego w systemie.

-     Towar przeterminowany, lub z kończącym się terminem, nie nadający się już do wysyłki często przechowywany jest na odpowiednim miejscu, ale cały czas aż do momentu podjęcia decyzji o utylizacji ilość takiego towaru widnieje na stanie i często blokuje wysyłkę. Utylizacja przeprowadzana jest średnio raz na pół roku i dopiero po takim czasie aktualizowany jest system.

Czas dostawy często koliduje z innymi czynnościami zachodzącymi na magazynie. Bardzo często pracownicy zajmujący się zbiórką towaru dla klienta muszą przerwać swoją pracę i zająć się odbiorem dostawy. Ma to swoje konsekwencje w czasie realizacji zamówień w danym dniu. Ilość magazynierów pracujących w firmie Selena S.A. została zredukowana do minimum potrzebnych, aby realizować dzienne zamówienia. Brak jakiegokolwiek pickera ma późniejsze odbicie w jakości i ilości składanych zleceń. Często bywa tak, że kierowca przyjeżdża w takich godzinach, że kierownik magazynu podejmuje decyzję o nie przyjęciu dostawy. Samochód taki blokowany jest z dalszej pracy i musi czekać kilka godzin na parkingu. Przyczyną takiego obrotu sprawy jest przede wszystkim techniczna niemożliwość przyjęcia towaru, jako że plac na który ściągana jest dostawa jest również placem kompletacyjnym, przeznaczonym do składowania zrealizowanych zamówień.

Teoretycznie każda dostawa awizowana jest na konkretną godzinę, bądź pewien czasowy przedział. Często jednak bywa, że kierowcy z nie swojej, lub nie swojej winy nie trzymają się terminu i przyjeżdżają wtedy kiedy im pasuje. Powinien być kładziony większy nacisk na takie terminy, a przewoźnik powinien ponosić konsekwencje nieodpowiedzialnego zachowywania się kierowców, być może narzucane kary spowodowałyby bardziej profesjonalne podejście do tej kwestii.