Zadania logistyki

Analiza definicji logistyki pozwala wyróżnić trzy podstawowe jej stawiane zadania, a mianowicie⁸ :

• koordynacja przypływu surowców, materiałów do produkcji i wyrobów gotowych od miejsca ich pozyskania aż do ostatecznego odbiorcy,
• minimalizacja kosztów tego przepływu,
• podporządkowanie działalności logistycznej wymogom obsługi klienta, a więc oddanie do dyspozycji klientowi żądanego produktu w odpowiednim miejscu, czasie i ilości.

Do tego ostatniego postulatu odnosi się popularna i bardzo praktyczna definicja „siedmiu W” , która mówi, iż celem działań logistycznych jest dostarczenie: właściwemu klientowi, właściwych towarów, we właściwej ilości, we właściwej kondycji, we właściwym miejscu, we właściwym czasie, po właściwych kosztach.⁹

Wymienione zadania są równoważne, wzajemnie powiązane i uwarunkowane. Sprawność przepływu to przede wszystkim dostarczenie dóbr materialnych kolejnym uczestnikom procesów w sposób płynny, tak aby gromadzone zapasy, jako stabilizatory tych procesów umożliwiały zaspokojenie potrzeb w każdym miejscu, czasie i w pożądanej ilości. Kluczową rolę odgrywa tutaj odbiorca – klient. Odpowiedni poziom obsługi klienta determinuje zatem organizację procesów logistycznych. Na sprawność przepływu należy jednak patrzeć przez pryzmat ekonomiczności i racjonalności, co przejawia się zwłaszcza w kosztach procesów logistycznych.

Zapewnienie sprawności przepływu i właściwej obsługi klientów przy minimalizacji ponoszonych kosztów, to niewątpliwie podstawowy cel procesów logistycznych. Całość procesów rzeczowych i informacyjno – decyzyjnych logistyki powinna być więc zorientowana na osiągnięcie tego celu.¹⁰

Wskazane zadania logistyki należy rozpatrywać łącznie, ponieważ poprawa jednego parametru przepływu może pogorszyć inny. Przedsiębiorstwo może na przykład zwiększyć zapas, aby ograniczyć ryzyko braku towaru, ale jednocześnie poniesie wyższe koszty magazynowania i zamrozi większą część kapitału. Może również ograniczyć liczbę dostaw, zamawiając większe partie, lecz w takim przypadku oszczędność w transporcie nie musi oznaczać obniżenia całkowitych kosztów. Zadaniem zarządzania logistycznego jest dlatego znalezienie rozwiązania, które zapewni wymagany poziom obsługi przy racjonalnym wykorzystaniu zasobów.

Koordynacja przepływów oznacza dopasowanie do siebie kolejnych czynności od momentu powstania zapotrzebowania aż do przekazania produktu odbiorcy. W zaopatrzeniu trzeba określić, czego przedsiębiorstwo potrzebuje, w jakiej ilości i w jakim terminie. Produkcja musi otrzymać materiały w taki sposób, aby nie dochodziło do zbędnych przestojów, a dystrybucja powinna być przygotowana do przejęcia wyrobów i wykonania zamówień klientów. Brak koordynacji prowadzi do sytuacji, w której poszczególne działy realizują własne zadania, ale cały proces działa niesprawnie. Logistyka ma przeciwdziałać takiemu rozproszeniu odpowiedzialności.

Minimalizacja kosztów nie może być utożsamiana z prostym ograniczaniem wydatków w każdym miejscu. W logistyce ważniejsza jest zasada kosztu całkowitego. Tańszy przewóz może trwać dłużej i wymagać większego zapasu zabezpieczającego, a ograniczenie powierzchni magazynowej może zwiększyć częstotliwość dostaw. Z kolei bardzo wysoki poziom dostępności produktów może wymagać utrzymywania zapasów, które będą wykorzystywane sporadycznie. Oceniając rozwiązanie logistyczne, należy więc analizować łączny skutek dla transportu, magazynowania, zapasów, manipulacji, obsługi zamówień oraz kosztów wynikających z braków i opóźnień.

Szczególnie praktyczny charakter ma zasada siedmiu W. Właściwy produkt oznacza zgodność dostawy z rzeczywistym zamówieniem klienta. Właściwa ilość wiąże się z kompletnością i z unikaniem zarówno niedoboru, jak i nadmiaru. Właściwa kondycja odnosi się do jakości i zabezpieczenia produktu podczas składowania oraz transportu. Właściwe miejsce i czas wyznaczają przestrzenny oraz czasowy wymiar obsługi, natomiast właściwy koszt przypomina, że wysoki poziom serwisu musi pozostawać ekonomicznie uzasadniony. Właściwy klient zamyka cały układ, ponieważ to jego potrzeba uruchamia przepływ.

Realizacja tych zadań wymaga planowania na różnych poziomach. Decyzje długookresowe dotyczą między innymi lokalizacji magazynów, struktury sieci dystrybucji, zakresu korzystania z usług zewnętrznych czy sposobu organizacji zaopatrzenia. Decyzje średniookresowe obejmują na przykład poziomy zapasów, wielkość partii, harmonogramy dostaw i zasady współpracy z dostawcami. Na poziomie bieżącym trzeba natomiast przydzielać środki transportu, kompletować zamówienia, ustalać kolejność wysyłek, reagować na braki i kontrolować terminowość. Spójność tych poziomów decyduje o tym, czy ogólne cele logistyki zostaną przełożone na codzienne działania.

Podporządkowanie logistyki wymaganiom klienta nie oznacza spełniania każdego żądania bez względu na koszty. Przedsiębiorstwo powinno najpierw ustalić standard obsługi, który jest istotny dla danego rynku. W jednej branży kluczowa może być szybkość dostawy, w innej kompletność zamówienia, możliwość śledzenia przesyłki, elastyczność partii albo niezawodność terminu. Dopiero po rozpoznaniu tych oczekiwań można właściwie projektować zapasy, magazyny i transport. Standard obsługi staje się wtedy punktem odniesienia dla organizacji całego systemu logistycznego.

Do kontroli wykonania zadań potrzebne są mierniki. Można obserwować udział dostaw zrealizowanych terminowo, stopień kompletności zamówień, czas od przyjęcia zamówienia do dostawy, liczbę reklamacji, rotację zapasów, wykorzystanie powierzchni magazynowej czy koszt obsługi przypadający na zamówienie. Pojedynczy wskaźnik rzadko daje jednak pełny obraz. Bardzo niski koszt może wynikać z obniżenia poziomu obsługi, a wysoka dostępność towaru może być efektem utrzymywania nadmiernego zapasu. Zestaw mierników powinien zatem łączyć kryteria jakościowe, czasowe i ekonomiczne.

Ważnym zadaniem jest również ograniczanie skutków zakłóceń. Opóźnienie dostawcy, awaria środka transportu, nagła zmiana popytu albo błąd w informacji mogą przerwać prawidłowy przepływ. Logistyka powinna z jednej strony zapobiegać takim zdarzeniom poprzez właściwe planowanie, a z drugiej przygotowywać procedury reakcji. Mogą one obejmować alternatywne źródła dostaw, zapasy zabezpieczające dla wybranych materiałów, rezerwowe możliwości transportowe czy szybką wymianę informacji pomiędzy działami. Odporność procesu jest więc elementem sprawności logistycznej, choć jej budowanie także wiąże się z kosztami.

W praktyce zadania logistyki skupiają się więc wokół równowagi. Przedsiębiorstwo dąży do płynnego przepływu, wysokiej niezawodności i dobrej obsługi, ale jednocześnie powinno unikać nadmiernego angażowania zasobów. Nie istnieje jeden poziom zapasu, jedna częstotliwość dostaw ani jeden standard obsługi odpowiedni dla wszystkich produktów i klientów. Rozwiązania trzeba różnicować zależnie od wartości produktów, przewidywalności popytu, znaczenia odbiorcy, czasu uzupełnienia zapasu oraz konsekwencji ewentualnego braku.

Zadania logistyki mają wreszcie charakter integracyjny. Ich wykonanie wymaga współpracy zakupów, produkcji, sprzedaży, finansów, magazynów i transportu. Jeżeli każdy z tych obszarów optymalizuje wyłącznie własny wynik, może dojść do przerzucania kosztów pomiędzy działami. Wspólne planowanie i wymiana informacji pozwalają oceniać przepływ jako całość. Dzięki temu koordynacja, koszt i obsługa klienta przestają być odrębnymi celami, a stają się trzema wzajemnie zależnymi wymiarami tego samego procesu.

Istotna jest ponadto terminowość informacji poprzedzającej przepływ fizyczny. Zamówienie przekazane z opóźnieniem skraca czas dostępny na przygotowanie wysyłki, a nieaktualna prognoza może spowodować przygotowanie niewłaściwego zapasu. Zadaniem logistyki jest zatem również tworzenie zasad obiegu danych: kto przekazuje informację, w jakiej chwili, w jakiej formie i kto odpowiada za jej poprawność. W wielu przypadkach usunięcie opóźnienia informacyjnego daje większy efekt niż zwiększenie zapasu lub zdolności transportowych.

Koordynacja dotyczy również relacji z partnerami zewnętrznymi. Dostawca powinien znać wymagania jakościowe i terminy, przewoźnik warunki odbioru oraz dostawy, a klient zasady składania zamówień i dostępne poziomy obsługi. Im mniej niejasności na styku organizacji, tym mniejsze ryzyko wykonywania czynności naprawczych. Ustalanie standardów współpracy, potwierdzanie zamówień oraz szybkie sygnalizowanie odchyleń należą więc do praktycznych zadań logistyki.

Ważna jest także zdolność do ciągłego doskonalenia. Poziom popytu, oferta produktowa, sieć dostawców i wymagania klientów zmieniają się, dlatego raz zaprojektowany system nie może być traktowany jako rozwiązanie stałe. Analiza przyczyn nieterminowych dostaw, zbędnych przewozów, nadmiernych zapasów czy reklamacji pozwala wskazywać miejsca wymagające zmiany. Zadania logistyki obejmują zatem nie tylko wykonanie bieżącego przepływu, ale również jego systematyczne usprawnianie.

Na ostateczny wynik wpływa także zgodność celów logistycznych z celami finansowymi i sprzedażowymi przedsiębiorstwa. Wzrost sprzedaży nie powinien być planowany bez sprawdzenia, czy magazyn, transport i produkcja są w stanie obsłużyć dodatkowy wolumen. Podobnie program redukcji kosztów powinien uwzględniać jego wpływ na dostępność produktów. Logistyka pełni więc funkcję łącznika pomiędzy planami handlowymi a realnymi możliwościami wykonawczymi organizacji.

Sprawność tych działań zależy ostatecznie od tego, czy decyzje są podejmowane na podstawie wspólnego obrazu sytuacji. Rozbieżne dane o zapasach, zamówieniach lub terminach prowadzą do różnych priorytetów w poszczególnych działach. Jedna wiarygodna informacja operacyjna ułatwia synchronizację pracy i ogranicza potrzebę doraźnego korygowania planów.

Przypisy

8. Beier F.J., Rutkowski K. „Logistyka” Szkoła Główna Handlowa, Warszawa 1993 ↩
9. Augustyniak G.M., Rola elastycznych systemów wytwarzania w zarządzaniu logistycznym przedsiębiorstwami, „Gospodarka Materiałowa i Logistyka” 1995 nr 3 str.49 ↩
10. Skowronek C., Sariusz – Wolski Z., „Logistyka w przedsiębiorstwie” PWE ,Warszawa 1995 ↩